Datenschutz: Große Last für Schalksmühler Vereine und Verbände

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Das Thema Datenschutz hat in den vergangenen Monaten die Vereine, Verbände und andere Institutionen beschäftigt.

Schalksmühle - Mit dem heutigen Tag tritt die sogenannte Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Vereine und Verbände, sowie andere Institutionen - auch in Schalksmühle - mussten sich in den vergangenen Monaten mit diesem Thema beschäftigen, um die Richtlinien der EU zu erfüllen.

Im Gespräch mit unserer Zeitung geben die Verantwortlichen der Hülscheider Schützen und des Stadtmarketingvereins beispielhaft ihre Erfahrungen wieder. Das Thema Datenschutz sei für die Schützen nichts Neues, sagt der 1. Vorsitzende Holger Rutenbeck. „Die Daten unserer Mitglieder, unserer Spender und unserer Lieferanten wurden bisher auch schon sehr sensibel gehandhabt. Die DSGVO sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) standardisieren die bisher bei uns übliche Praxis und führen in diesem Rahmen einige Änderungen nach sich.“ Beim Stadtmarketingverein hofft man durch die Anpassung der Datenschutzrichtlinien auf der Internetseite, nun alle Vorschriften zu erfüllen. 

„Wir hoffen damit, dass alles abgedeckt ist“, sagt Gerwart Pätsch, 2. Vorsitzender. Datenschutz habe auch beim Stadtmarketing immer einen hohen Stellenwert gehabt, so ist es im Impressum der Vereinshomepage zu lesen. Weiter heißt es: Mittels einer Datenschutzerklärung möchte der Verein die Öffentlichkeit über Art, Umfang und Zweck der erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Erklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt. Der Verein habe hohen technischen und organisatorischen Aufwand betrieben, um „einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen“. 

Exemplarisch zeigen die Hülscheider Schützen im folgenden auf, wie sie mit der Verordnung umgegangen sind: 

Vorgehensweise 

„Das Thema wurde vor rund einem Jahr erstmalig im Vorstand besprochen. Zur Erarbeitung der notwendigen Maßnahmen der Umsetzung wurde ein kleines Gremium unter meiner Leitung geschaffen. Da die personenbezogenen Daten bei uns von vier Mitgliedern erfasst und gepflegt werden, ist ein Datenschutzbeauftragter laut DSGVO nicht erforderlich“, sagt Holger Rutenbeck. 

Arbeitsaufwand 

Die Änderungen durch die neuen Richtlinien umzusetzen sei sehr arbeitsintensiv und habe den Verein und seine Vorstandsmitglieder belastet. 

Umsetzung 

Die Schützen folgen den im Internet öffentlich zugänglichen Empfehlungen des Westfälischen Schützenbundes. Dabei waren diese Punkte die Schwerpunktthemen: 

- Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten war anhand der vorliegenden Muster einfach zu erstellen. 

- Der Aufnahmeantrag ist zurzeit in Überarbeitung und wird bei der nächsten Drucklegung auch einen diesbezüglichen Hinweis erhalten. 

- Die Verpflichtung auf das Datenschutzgeheimnis, für die Personen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, konnte anhand der vorliegenden Muster durchgeführt werden. 

- Der Prozessablauf bei Datenpannen ist in der finalen Abstimmung. 

Holger Rutenbeck: „Das BDSG war bereits in unseren erst kürzlich überarbeiteten Satzungen implementiert. Die Notwendigkeit einer Ergänzung oder Änderung der Satzung auf Basis der DSGVO ist in der Überprüfung.“ 

Einverständniserklärung 

„Generell ist laut dem Landesdatenschutzbeauftragten eine Einwilligung der Mitglieder nicht erforderlich, soweit wir die Daten für die Verfolgung der Vereinsziele und die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erheben, verarbeiten und nutzen.“ 

Internetauftritt 

Das Impressum sowie die Datenschutzrichtlinie, die auf der Internetseite der Schützen ersichtlich sind, werden von einem externen Dienstleister auf aktuellstem Stand gehalten und entsprechend angepasst. 

Probleme 

„Laut Paragraf 26 BGB müssen die Personen, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten umgehen, über das rechtliche und technische Knowhow verfügen. Wie dieser Nachweis konkret erbracht werden kann, ist uns zurzeit noch unklar, wird aber in den kommenden Wochen sicherlich geklärt.“ 

Mitglieder 

„Die Mitglieder selbst müssen das beachten, was alle Mitbürger beachten müssen. Eine besondere Aufgabe oder Herausforderung aufgrund ihrer Mitgliedschaft besteht nicht.“ 

Facebook 

„Wir haben das ,Recht am eigenen Bild* in der Vergangenheit schon immer sehr sensibel gehandhabt. Unter anderem wurden die Bilder vorab den Fotografierten gezeigt oder Bilder wurden auf Wunsch wieder gelöscht. Somit bringt die DSGVO für uns keine überraschenden Änderungen zu diesem Thema. Zusätzlich hat sich hier natürlich die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit erhöht. Daher hat es das Redaktionsteam unserer Homepage und unserer Sozial-Media-Seiten zurzeit nicht leicht. Wir überprüfen alle vorliegenden Einverständniserklärungen auf Vollständigkeit, für die Bilder und Daten, die wir zu Vorstandsmitgliedern, Königen und Hofstaatsmitgliedern vorliegen haben“, erklärt der 1. Vorsitzende der Schützen. 

Veranstaltungen 

Zu den Veranstaltungen erklärt Rutenbeck Folgendes: „Das Thema ,Fotos von Veranstaltungen’ bereitet uns Kopfzerbrechen, da es hier widersprüchliche Aussagen gibt. Wir hoffen, dass wir bis zu unserem Schützenfest am 11. bis 13. August, bereits Erfahrungen anderer Veranstalter nutzen können und dass bis dahin die Unklarheiten beseitigt werden konnten.“

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