Corona

Zuhause oder im Rathaus? Gemeindeverwaltung im Homeoffice

Corona, Homeoffice, Viola Kaufmann, Gemeinde Schalksmühle
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Zuhause statt im Rathaus: Viola Kaufmann hat sich an ihren Arbeitsplatz in ihrem Gästezimmer gewöhnt. Auf lange Sicht wäre das Homeoffice aber keine Option für sie. Ihre fehle der Kontakt zu den Kollegen.

Laut Bundesarbeitsministerium müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, wenn aus betrieblichen Gründen nichts dagegen spricht, Homeoffice anbieten. Dies sorgte bereits im Vorfeld für viel Aufregung in den Betrieben. Die Gemeinde Schalksmühle hat um dieses Thema kein großes Aufsehen gemacht.

Schalksmühle - Bürgermeister Jörg Schönenberg hat entschieden, dass die Verwaltungsangestellten zuhause arbeiten können. „Wir setzen verstärkt auf das Instrument Homeoffice. Bereits vorher haben wir zum Schutz der Mitarbeiter, soweit es möglich war, Einzelbüros eingerichtet und teilweise schon Heimarbeit ermöglicht. Nun entzerren wir das Ganze noch weiter.“ Im Zuge dieser Maßnahme sollte aber der Bürger nicht aus den Augen verloren werden, so der Verwaltungschef. Das Homeoffice solle sinnvoll eingesetzt, zeitgleich aber auch die Bedürfnisse aller berücksichtigt werden. Deshalb wurden entsprechende Regelung getroffen.

Frühzeitig Laptops besorgt

Bei der Umsetzung dieses Vorhabens, für das die Verwaltung bereits vor knapp drei Wochen erste Schritte gemacht hat, sei man den Empfehlungen der Bundesregierung beziehungsweise der Corona-Schutzverordnung gefolgt, erklärt Jörg Schönnenberg, Sachgebietsleiter Rat, Personal und Organisation der Gemeinde. Nach dem Entscheid des Verwaltungschefs habe er sich mit den einzelnen Fachbereichsleitern in Verbindung gesetzt, damit diese abklären, welche Mitarbeiter ins Homeoffice gehen können und wo die technischen Voraussetzungen dafür noch geschaffen werden müssen. Die Gemeinde habe zu diesem Zweck frühzeitig unter anderem Laptops und andere Geräte angeschafft.

Derzeit befinden sich, so die Zählung von Jörg Schönnenberg, 16 Mitarbeiter in Heimarbeit. Die Zahl soll aber auf 25 ausgeweitet werden. Dass eine Verwaltung komplett ins Homeoffice geht, sei nicht möglich, so der Verantwortliche mit Blick etwa auf die Arbeit im Bürgerbüro oder beim Ordnungsamt.

Da ist man flexibel, bis sich alles eingespielt hat.

Viola Kaufmann, Sachgebiet Finanzbuchhaltung, Steuern und Zentrale Dienste

Durch Corona versuche man, diese Grenzen allerdings auszureizen. „Laut Dienstverordnung der Gemeinde sind 20 Prozent Mitarbeiter im Homeoffice zu ermöglichen. Diese ist aber durch die Pandemie derzeit außer Kraft gesetzt.“

Das Arbeiten von zuhause sei unter den geschaffenen Bedingungen ohne größere Probleme möglich, erklärt der Sachgebietsleiter, der ebenfalls daheim arbeitet. Im Fachbereich I Zentrale Dienste und Finanzen, zu dem auch Jörg Schönnenbergs Sachgebiet gehört, arbeite man bereits seit zwei Monaten ausschließlich papierlos. Ermöglicht werde dies über ein Document-Management-System (DMS). „Es hat den Vorteil, dass man so auch im Homeoffice unkompliziert auf alle wichtigen Dokumente zugreifen kann.“

Während die Frage, ob die Verwaltung verstärkt Heimarbeit ermöglichen soll, nicht zur Debatte stand, hatten die Angestellten die freie Wahl. „Der Arbeitgeber muss es anbieten. Für den Arbeitnehmer besteht aber kein Zwang. Er kann die Möglichkeit nutzen“, betont Jörg Schönnenberg. Er selbst hat seine Entscheidung aufgrund der Pandemie gefällt. „Aus Corona-Gründen mache ich das. Aber im Normalfall arbeite ich lieber im Büro und habe dort Kontakt zu meinen Kollegen.“

Die sozialen Kontakte fehlen

So sieht es auch die Verwaltungsangestellte Viola Kaufmann. Sie ist seit vergangenem Donnerstag im Homeoffice. Doch ihr fehlen nach eigenen Angaben die sozialen Kontakte sehr – sowohl in der Freizeit als auch bei der Arbeit. „Man hat im Privatleben schon vorher seine Kontakte reduziert, aber auf der Arbeit nicht. Ich habe mir mit meiner Kollegin Maren Monsonis ein Büro geteilt. Dann kamen die Einzelzimmer und nun sind wir beide im Homeoffice. Wegen der Corona-Pandemie ist das sinnvoll. Aber auf lange Sicht ist das nichts für mich“, sagt die 36-Jährige. Den Kontakt zu ihren Kollegen halte sie über das Telefon. Bei Themen, die auch außerhalb des Rathauses relevant sind, werde über die Videotelefonie-Software Zoom gesprochen.

An ihrem Homeoffice-Platz hat sich Viola Kaufmann, die ebenfalls im Fachbereich I tätig ist, entsprechend eingerichtet. Sie muss aber nicht am Küchentisch Platz nehmen, sondern kann an einem Schreibtisch im Gästezimmer arbeiten. Da sie keine Kinder hat, die im Homeschooling sind und ihr Mann auch arbeitet, habe sie ihre Ruhe zum Arbeiten. „Ich habe mir zunächst einen Laptop, einen zweiten Bildschirm sowie Tastatur und Maus eigenständig besorgt. Schließlich haben viele Hersteller derzeit Lieferprobleme. Da ist man flexibel, bis sich alles eingespielt hat.“

Keine großen Aktenberge

Das Bürotelefon ist auf ihr Handy umgestellt und mit einem speziellen Stick, der ihren virtuellen Arbeitsplatz im Rathaus auf ihren Rechner zuhause spiegelt, könne sie auf alle benötigten Dokumente zugreifen. „Das Gute ist, dass wir in meinem Fachbereich vieles digitalisiert haben. Ich kann den vollen Umfang meiner täglichen Arbeit digital leisten.“ So müsse sie keine großen Aktenberge nach Hause schleppen.

Auch im Umgang mit den Bürgern gebe es im Homeoffice wenig Probleme, erklärt die Angestellte, die in Vollzeit von 7.15 bis 16 Uhr – angelehnt an die eigentlichen Öffnungszeiten im Rathaus – zuhause am Schreibtisch sitzt.

Zu ihren Aufgaben gehört der Bereich Abfall und Müll. Dazu kämen vereinzelt noch Anfragen von Bürgern, die dafür normalerweise den Weg ins Rathaus auf sich genommen hätten. „Aber auch da wurde bereits vor Corona vieles per Telefon oder online abgeklärt.“ Ansonsten habe sie bei ihren Aufgaben im Bereich Finanzen kaum Kontakt zu Kunden.

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