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„Digitales Rathaus“: Der Aktenschrank soll bald ausgedient haben

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Von: Thomas Machatzke

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Schalksmühle Akten im Rathaus
Wo findet man einen Vorgang schneller: In diesem Blätterstapel oder im neuen, digitalen Dokument-Management-System? Die Antwort fällt nicht schwer. © Uwe Anspach

Die Digitalisierung im Schalksmühler Rathaus schreitet voran: Der Fachbereich 1 (Zentrale Dienste, Finanzen) ist durchdigitalisiert. Die anderen Fachbereiche sollen nachziehen. Auch neue Online-Angebote für die Bürger sind geplant.

Schalksmühle – Ein „digitales Rathaus“, das Aus für die Papierberge der Vergangenheit: Es ist auch in der Gemeinde Schalksmühle ein Ziel, das Bürgermeister Jörg Schönenberg bis zum Ende seiner Amtszeit 2025 gerne abgeschlossen sehen würde. Auf einem guten Weg ist die Gemeinde. Der Fachbereich 1, als jener Bereich, zu dem die Zentralen Dienste und Finanzen (Druckerei, Poststelle, Personalabteilung und Bürgermeister) zählen, gilt als erster der vier Fachbereiche als volldigitalisiert.

„Wobei die Digitalisierung etwas sehr Dynamisches ist. Es wird immer neue Handlungsfelder geben“, sagt Sabrina Knappe, die im Fachbereich 1, den Kämmerer Reinhard Voss leitet, die Digitalisierung mit begleitet hat, „es gibt da keinen Stichtag, an dem man fertig ist. Wir versuchen, uns immer weiterzuentwickeln.“

Den sogenannten Rechnungs-Workflow gibt es im Schalksmühler Rathaus seit 2018. Es bedeutet, dass seitdem keine Rechnung mehr ausgedruckt werden muss, auf ein papier-basiertes Gegenzeichnen der Rechnungen wird seitdem verzichtet. Es erfolgt aus allen Fachbereichen eine elektronische Freigabe dieser Dokumente.

Digitalisiertes Rathaus: Der Aktenschrank soll bald ausgedient haben

Noch etwas neuer ist das Dokument-Management-System (DKS), mit dem alle Vorgänge und Schriftstücke für die tägliche Arbeit auf Computern abrufbar sein sollen. „Wir haben dazu inzwischen auch an allen Arbeitsplätzen zwei Bildschirme“, erklärt Sabrina Knappe, die im Rathaus auch die Gleichstellungsbeauftragte ist, „während den Rechnungs-Workflow praktisch ja auch die anderen Fachbereiche bereits haben, werden sie beim DMS sukzessive nachziehen.“

Wie schnell das in anderen Fachbereichen gelingt, wird am Ende auch von dort vorhandenen Ressourcen abhängen, denn Digitalisierung macht sich nicht auf Knopfdruck. „Ich halte die Digitalisierung für etwas sehr Gutes und Sinnvolles, gerade für das Arbeiten im Homeoffice hat es große Vorteile, wenn alle Dokumente digital vorliegen“, sagt Anja Wolf, Leiterin des Fachbereichs 4 (Bildung, Kultur und Sport), „aber man muss dies natürlich auch gründlich vorbereiten. Die vorhandenen Strukturen sind ja nicht 1:1 zu übernehmen. Dazu kommt, dass man sich genau überlegen muss, welche alten Dokumente noch gescannt werden sollten und bei welchen dies weniger sinnvoll ist.“ Letztlich, so Wolf, müsse man sich für so eine Aufgabe eine Zeit lang aus der anderen Arbeiten ausklinken, um einmal eine gute Grundlage zu schaffen. Diese Zeit muss allerdings erst einmal guten Gewissens verfügbar sein.

Im Fachbereich 1 ist man da schon weiter, ganz bewusst, dieser Bereich sollte die Vorreiterrolle haben. Auch die Personalakten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus liegen dort inzwischen zum Beispiel in einem digitalen Format vor. Und die kompletten Dokumente, die für irgendwelche Vorgänge benötigt werden. Der gute alte Aktenschrank hat quasi ausgedient. All das soll am Ende natürlich nicht nur der Arbeit im Homeoffice zugutekommen, es soll die Arbeitsabläufe an sich auch effizienter machen. „Die Aufgaben, die wir haben, sind im Laufe der Zeit immer mehr geworden“, sagt Bürgermeister Jörg Schönenberg, „aber wir bekommen doch deshalb nicht mehr Personal. Also wird es nur über diesen Weg gehen, das Arbeitsaufkommen zu bewältigen.“

Ich halte die Digitalisierung für etwas sehr Gutes und Sinnvolles, gerade für das Arbeiten im Homeoffice hat es große Vorteile, wenn alle Dokumente digital vorliegen.

Anja Wolf Leiterin des Fachbereichs 4

Ein digitales Rathaus – dazu gehört auch der Service „Rathaus online“ für die Bürgerinnen und Bürger. Das Onlinezugangsgesetz (OZG), ein Bundesgesetz aus dem Jahr 2017, nimmt die Kommunen in die Pflicht, Dienstleistungen auch online anzubieten. „Auch da sind wir bestrebt, immer wieder neue Lösungen zu finden“, sagt Sabrina Knappe. Eine Einzugsermächtigung können Bürger der Gemeinde Schalksmühle inzwischen auf der Homepage des Rathauses online erteilen. Ihren Hund können sie dort für die Hundesteuer ebenfalls schon an- oder eben auch abmelden.

„Das alles soll für den Bürger so einfach wie möglich sein“, sagt Knappe, „er soll dies abends bequem von zu Hause erledigen können.“ Das nächste Projekt, das an den Start gehen soll, ist die Online-Terminvergabe. „Damit können wir Wartezeiten im Rathaus vermeiden, das ist gut für den Bürger und für die Mitarbeiter im Rathaus“, sagt Knappe, „gerade in Corona-Zeiten…“ Das Projekt liegt in den Endzügen der Vorbereitung, spätestens Ende des Jahres sollen Online-Terminvergaben möglich sein. Und wenn dieses Projekt steht, wird das nächste warten. Die Digitalisierung wird vieles leichter und manches überhaupt erst möglich machen, aber sie wird auch nie Ruhe geben. So viel ist sicher.

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