Digitale Ratsarbeit mit Tablets und „Bürger-App“

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Die Ratsarbeit ist bislang nur eingeschränkt digital möglich. Wenn der Rat entsprechend entscheidet, sollen die Kommunalpolitiker auch nichtöffentliche Dokumente einsehen können und mit Tablets ausgestattet werden.

Meinerzhagen - Fast ein Jahr ist es nun her, dass die Liberalen in Meinerzhagen die Einführung der digitalen Ratsarbeit forderten. Doch die Pläne wurden hintangestellt: „Ohnehin in Arbeit“, hieß es damals von Seiten der Verwaltung – und so zog die FDP einen entsprechenden Antrag zurück. Am 9. Februar 2015 soll das Projekt nun endlich per Ratsbeschluss realisiert werden. Die Umsetzung setzt aber auf Freiwilligkeit der Kommunalpolitiker.

„Bürger-App“

Im Zuge der Digitalisierung der Ratsarbeit ist auch das Angebot einer so genannten Bürger-App im Gespräch: Mit ihrer Hilfe sollen die Bewohner Meinerzhagens die Möglichkeit erhalten, auf die (öffentlichen) Rats- und Ausschussunterlagen zuzugreifen. Dazu wäre die einmalige Installation auf einem Smartphone notwendig. Details dazu sollen nach positiven Ratsbeschluss am 9. Februar genannt werden.

Bislang erhalten sämtliche Ratsmitglieder und sachkundige Bürger Sitzungsunterlagen wie Einladungen, Vorlagen und Niederschriften in gedruckter Form. Das führt mitunter zu zentimeterdicken Papierstapeln – die außerdem beim Versand entsprechendes Porto nach sich ziehen. Zwar verfügt auch Meinerzhagen – wie andere Städte im Zweckverband des IT-Dienstleisters KDVZ Citkomm – über ein so genanntes Ratsinformationssystem, durch das per Internet Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.

Allerdings sind darüber bislang nur Dokumente der öffentlichen Sitzungen einsehbar. Vorlagen, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind, können auch von Ratsmitgliedern derzeit nicht abgerufen werden – doch das soll sich mithilfe einzelner Zugangskonten bald ändern.

Neben der Kostenersparnis für Papier, Druck und Versand erhoffen sich die Verantwortlichen

- eine aktuellere und vollständige Bereitstellung der Unterlagen, ohne diese manuell zusammenstellen zu müssen

- die rechtssichere Verwaltung und Archivierung aller Unterlagen,

- die Reduzierung der Aktenführung,

- eine praktische Recherchefunktion, die die Suche nach Informationen ermöglicht und

- größere Umweltfreundlichkeit.

Allerdings soll keinem Ratsmitglied die neue Arbeit aufgezwungen werden: Wer weiter die klassische Form der Ratsarbeit mit Papier bevorzugt, könnte dies auch nach einem Ratsbeschluss pro Digitalisierung tun. Wer sich schriftlich aber für den neuen Weg entscheidet, könnte im Nachgang auch mit technischem Equipment ausgestattet werden, wie Helmut Klose, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste, am Montag auf MZ-Anfrage erklärte.

„Es geht nun erst einmal um den Grundsatzbeschluss“, betonte Klose zwar, „aber eine Bezuschussung von Tablets, die sich die Ratsmitglieder dann selber kaufen, kann ich mir durchaus vorstellen.“ Nach Berechnungen der Verwaltung würde die Stadt immer noch 3000 Euro jährlich sparen, wenn die 38 Ratsherren und -frauen für die Dauer ihrer Amtszeit auf die konventionelle Papierzustellung verzichten und Geld für die Anschaffung eines iPads erhielten. Für sachkundige Bürger würde sich die finanzielle Beteiligung an den elektronischen Bildschirmen jedoch nicht lohnen, heißt es in der Vorlage: Sie erhielten zu selten Unterlagen, als dass sich dann noch ein wirtschaftlicher Vorteil für die Stadt ergeben würde. Nachdem sich der Haupt- und Finanzausschuss am kommenden Montag mit dem Thema beschäftigt, soll der Rat am 9. Februar endgültig entscheiden. - Frank Zacharias

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