Ausbau der Digitalisierung in der Kiersper Verwaltung

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Anja Kluth ist in der Kiersper Verwaltung zuständig für Datenverarbeitung, Internet und E-Government und wird in den nächsten Monaten das Dokumentenmanagementsystem einführen.

Kierspe - Das papierlose Büro ist zwar nach wie vor ein kaum zu erreichendes Ziel, gleichwohl soll der Papierverbrauch gesenkt und Vorgänge aller Art digitalisiert werden. Dies gilt selbstverständlich auch für die Kiersper Stadtverwaltung: Dort gibt es zwar schon einige Dinge, die der Bürger online und damit papierlos erledigen kann, doch das Stichwort heißt E-Government (elektronische Verwaltung).

So sollen Verwaltungsverfahren den Bürgern und Unternehmen auf elektronischem Weg angeboten werden. Dies soll nach dem nordrhein-westfälischen E-Governmentgesetz bis zum 1. Januar 2021 erfolgen. „Die Digitalisierung wird damit aber noch nicht abgeschlossen, sondern weiter im Fluss sein“, sagt Anja Kluth, im Rathaus für Datenverarbeitung, Internet und E-Government zuständig.

Die Digitalisierung lasse sich nicht aufhalten. Dorette Vormann-Berg, Sachgebietsleiterin Zentrale Verwaltung, verspricht sich vom E-Government eine klare Strukturierung der Vorgänge, ein gleichzeitiges und damit schnelleres Bearbeiten und damit auch für die Bürger kein „Sich-Durchfragen“ nach dem zuständigen Sachbearbeiter, sondern schnellere Antworten, weil ein Zugriff auf E-Akten gleichzeitig möglich ist und nicht erst nach Akten gesucht werden muss.

Und es gebe weniger Papier sowie keinen Mischmasch von gespeicherten (weil nicht ganz so wesentlichen) Daten und dem Aktenordner. Dazu gehört, dass auch die Post, die im Rathaus eingeht, mit dem digitalen Eingangsstempel versehen, eingescannt und zum jeweiligen Sachbereich weitergeleitet wird. Schon jetzt sei die Post weniger geworden, weil vieles per E-Mail ins Rathaus gelange.

Das geht auch verschlüsselt, denn die Verwaltung verfügt über eine sogenannte DE-Mailadresse (post@kierspe.de-mail.de). Ebenfalls dazu zählt, dass die Verwaltung eine elektronische Bezahlmöglichkeit anbietet. Solch eine E-Payment-Funktion soll bereits im Laufe dieses Jahres integriert werden. „Dann ist ein Bezahlen mit Lastschrift, Kreditkarte oder Giropay möglich“, erklärt Anja Kluth, dass mit der Sparkasse über die Möglichkeiten gesprochen werde.

Während die digitale Signatur – aufgrund der noch recht teuren Lesegeräte – noch nicht so zum Einsatz komme, sei eine App, mit der man seine „E-ID“ (elektronische Identität) herunterladen könne, im Kommen. Beispielsweise könne man damit sein Führungszeugnis beim Bundeszentralregister anfordern. Im Kiersper Rathaus wird man in Zukunft nicht nur die Sperrmüll-, Elektroschrott- und Strauchschnittabfuhr oder ein Osterfeuer online anmelden können, sondern zum Beispiel auch eine Geburts- oder Sterbeurkunde anfordern und ebenso digital bezahlen können.

Möglichkeiten, Behördengänge online zu erledigen, gibt es schon heute. Doch das Angebot soll ausgebaut werden.

Dazu wird das „Citko-Portal“ eingerichtet, in dem die verschiedenen Dienstleistungen, die der Bürger abrufen kann, zusammengefasst werden. In diesem Portal werden die Kiersper dann die Sperrmüllanmeldung ebenso finden, wie die Anforderung der einfachen Melderegisterauskunft oder von Dokumenten aus dem Bereich Standesamt – auch wenn diese dann aufgrund des speziellen Papiers ausgedruckt und per Post verschickt werden.

Natürlich gibt es auch jetzt schon digitale Steuerakten und E-Akten im Einwohnerwesen, doch insgesamt soll dies in den kommenden Monaten und Jahren weiter ausgebaut werden. Ziel ist es, so beschreibt es Dorette Vormann-Berg, irgendwann einmal nur noch eine (elektronische) Akte zu haben, in der alles drin ist.

Man müsse dann weniger blättern, nicht an verschiedenen Stellen (Computer, Aktenschrank und verschiedene Büros) suchen und alles sei strukturiert aufbereitet. Daher gilt es jetzt, die Grundlagen für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems zu schaffen: Wie soll eine Akte aussehen?, Wer hat welche Zugriffsrechte? und ähnliche Fragen sind dafür zu beantworten, erläutert Anja Kluth.

Und das Ganze muss natürlich auch an die Archivserver angebunden werden, wo die digitalen Akten als PDF-Dateien gespeichert werden. Groß sein müssen dabei nicht der Raum oder den Aktenschrank, sondern die Festplatten.

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