Coronavirus-Pandemie: Rathaus schickt 200 Mitarbeiter ins Homeoffice

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Auch im Rathaus wurden verschiedene Maßnahmen umgesetzt, um die Verbreitungsgeschwindigkeit des Coronavirus zu verlangsamen.

Lüdenscheid – Bei der Organisation von Arbeitsabläufen ist in der Corona-Krise Flexibilität und Kreativität gefragt. Das gilt nicht nur für die Industrie und den Handel, sondern auch für die Verwaltung. Um das Ansteckungsrisiko zu verringern, wurden in Lüdenscheid verschiedene Maßnahmen umgesetzt - unter anderem wurden 200 Mitarbeiter im Homeoffice geschickt.

Die für den Bürger sichtbarste Veränderung: Seit dem 18. März sind das Rathaus und alle seine Außenstellen für den Publikumsverkehr bis auf Weiteres geschlossen. Für dringende Fälle gibt es nur einen Notfall-Service (siehe unten).

Das heißt aber nicht, dass die Arbeit in Teilbereichender Verwaltung eingestellt worden ist. „Alle Fachdienste setzen ihre Arbeit fort. Viele Dienstleistungen der Stadt können Bürger auch elektronisch anfordern. Einige Fachdienste sind dabei derzeit aufgrund der Corona-Pandemie mehr gefordert als andere, beispielsweise der Fachdienst Recht, Öffentliche Sicherheit und Ordnung. Nach Bedarf helfen Mitarbeiter aus anderen Fachdiensten hier aus“, teilt die Stadt mit.

Hinter den Kulissen wurde in den vergangenen Wochen der Betrieb im Rathaus umstrukturiert. „Aufgrund der aktuellen Situation sind einige Abläufe geändert beziehungsweise angepasst worden“, sagt Stadt-Pressesprecher Sven Prillwitz.

Rund 200 städtische Verwaltungsmitarbeiter arbeiten demnach aktuell im Homeoffice, so dass Zwei-Mann-Büros von Einzelpersonen genutzt werden sollen. Darüber hinaus sei der Mindestabstand zu anderen Mitarbeitern auch im Gebäude grundsätzlich einzuhalten. Besprechungen finden ausschließlich in ausreichend großen Räumen statt oder werden telefonisch oder per Mail erledigt. Teilnehmer an Besprechungen tragen einen sogenannten Behelf-Mund-Nasen-Schutz. „Wir verringern so die Ansteckungsgefahr unter den Mitarbeitern und bleiben damit handlungsfähig“, erklärt Prillwitz.

Coronavrius: Verwaltung funktioniere trotz Pandemie

Ein erstes Zwischenfazit nach diesen Veränderungen fällt positiv aus: „Die Stadtverwaltung arbeitet und funktioniert trotz Corona-Pandemie auch weiterhin sehr gut.“

Die Entscheidung darüber, wer im Moment seine Arbeit zu Hause erledigen darf und wer weiterhin ins Büro fährt, wurde unter der Berücksichtigung von drei Fragen entschieden:

  • Wer zählt zu den sogenannten Corona-Risikogruppen? 
  • Wer muss zu Hause seine Kinder betreuen? 
  • Wer will darüber hinaus zu Hause arbeiten, und ist das technisch machbar?

Damit möglichst viele Mitarbeiter von zu Hause arbeiten können, habe der Fachdienst Organisation und IT zusätzliche Vorarbeiten geleistet. Zahlreiche Notebooks wurden für den Gebrauch im Homeoffice eingerichtet. „Einige waren noch auf Lager, ein paar weitere Geräte wurden noch zu marktüblichen Preisen angeschafft“, teilt die Stadt mit. Auf die Rechner wurden Sicherheitszertifikate und Software aufgespielt, die der IT-Dienstleister Südwestfalen-IT herausgegeben hat. So können die Dateien und Dokumente zu Hause verschlüsselt und sicher verwendet werden. Zudem erhielten die Mitarbeiter Anleitungen und Sicherheitshinweise für die Arbeit im Homeoffice.

Alle Informationen rund um das Coronavirus im MK.

Jugendamt 

Wie die einzelnen Bereiche ihre Arbeit derzeit konkret organisieren, ist auf die einzelnen Fachbereiche abgestimmt. So wechseln sich beispielsweise die Mitarbeiter im Fachdienst Jugendamt in der aktuellen Phase in zweiwöchigen Schichten ab – die einen arbeiten vor Ort und die anderen „geschützter“ von zu Hause. Hausbesuche in den Familien sind im Vorfeld mit dem Allgemeinden Sozialen Dienst besprochen und auf dringend notwendige Kontakte reduziert. Ansonsten befinde man sich im täglichen telefonischen Austausch. Die Erfahrung, die bisher gewonnen worden sei, ist, dass die Familien sehr kreativ im Umgang mit der Situation umgehen und die „verordnete Isolierung“ bisher gut aushalten würden.

Kitas 

In den städtischen Kitas – einem Teilbereich des Fachdienstes Jugend, Bildung und Sport – läuft derzeit weit mehr als die Notbetreuung. Anfangs wurde die Zeit für Aufräum-, Sortier- oder Reinigungsarbeiten genutzt. Von zu Hause erstellen die Mitarbeiter zudem unter anderem Bildungsdokumentationen und Beobachtungsbögen. Sie bereiten verschiedene pädagogische Fachthemen und Angebote vor und halten in dieser schwierigen Phase den Kontakt zu den Eltern und Kindern, indem sie ihnen Briefe mit Spiel-, Bewegungs-, Beschäftigungs- oder Bastelvorschlägen schicken. Zudem seien sie per E-Mail oder Telefon für Eltern erreichbar, die Fragen, Sorgen oder einen Beratungswunsch haben. Aber auch die Kinder könnten Kontakt aufnehmen.

Schule 

Im Schulbereich laufen trotz der Schulschließungen viele reguläre Aufgaben wie die Berechnung von OGS-Elternbeiträgen, Beschaffungen von Inventar, Material und Lernmitteln für Schulen weiter. Zusätzlich kämen täglich neue Fragestellungen im Zusammenhang mit der Corona-Krise hinzu, die es zu klären gelte. Dabei befinden sich viele Mitarbeiter im Homeoffice. Es wurden zwei Teams gebildet, damit bei einer möglichen Infizierung eines Mitarbeiters nicht der gesamte Fachdienst in Quarantäne gehen muss, sondern arbeitsfähig bleibe.

Stadtbücherei

Auch in städtischen Kultureinrichtungen, die derzeit nicht für den Publikumsverkehr geöffnet sind, werde daran gearbeitet, weiterhin ein Angebot für die Bürger aufrecht zu erhalten. So bewerbe und erkläre die Stadtbücherei ihre digitalen Angebote und weite sie darüber hinaus aus. Über die Onleihe sind unter anderem zahlreiche E-Books, E-Paper, E-Audio und E-Learning-Kurse verfügbar. Auf Instagram unter dem Hashtag #biblüd geben die Mitarbeiter zudem Einblicke in den Bibliotheksalltag. Zu der Arbeit, die derzeit noch im Haus stattfindet, gehören beispielsweise die digitale Fortbildung des Teams, der Erwerb neuer Medien sowie deren Katalogisierung und Vorbereitung zur Ausleihe. Leihfristen werden kontrolliert und unaufgefordert verlängert oder auch Medien, die über den Briefkasten zurückgebracht werden, zurückgebucht und sortiert. Zudem werden Veranstaltungen für den weiteren Jahresverlauf unter Vorbehalt geplant.

Volkshochschule

Die Volkshochschule plant zum Ende der Osterferien ein Online-Programm („bildung@home“). Nach und nach können Kursleitungen digital über eine VHS-Cloud ihren Unterricht als Ergänzung zum Präsenzunterricht aufnehmen und neue Formate ausprobieren. Für die Integrations- und Deutschkurse würden online Lernprogramme zur Überbrückung angeboten. Die Verwaltungsarbeit findet indes noch an der Kaiserallee statt. Da die Albert-Schweitzer-Schule genügend Platz biete, sei die Arbeit im Homeoffice nicht unbedingt notwendig, könne bei Bedarf aber schnell umgesetzt werden. Der Zugriff auf die Fachverfahren und die notwendigen Akten sei vor Ort besser gegeben. Notwendige Besprechungen können mit genügend Sicherheitsabstand durchgeführt werden. 

Musikschule 

Auch in der Musikschule laufe die Verwaltungsarbeit wie gewohnt weiter. Dazu gehört die Weiterplanung des Neubaus, aber auch die Entwicklung, Koordinierung und Erteilen des Fernunterrichts. Das Kollegium arbeite von zu Hause aus und erteile Fernunterricht oder arbeite an Unterrichtskonzepten. Der Unterricht finde über digitale Medien statt.

Notfall-Service

Für alle anderen Außenstellen und Einrichtungen gilt: Termine sind direkt mit dem entsprechenden Fachdienst abzustimmen. Telefonisch sind alle Fachdienste der Stadtverwaltung montags und donnerstags zu den oben genannten Zeiten erreichbar. Die Stadt bittet darum, nur in absoluten Notfällen im Rathaus zu erscheinen. Die Bürger werden darum gebeten, möglichst im Vorfeld telefonisch einen Termin zu vereinbaren und die Bestätigung darüber mitzubringen. Post können Bürgerinnen und Bürger in den Hausbriefkasten neben dem Eingang zum Bürgeramt einwerfen.

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