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Online Termine buchen: Stadt Plettenberg mit neuer Internetseite

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Von: Johannes Opfermann

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Stellten die neue städtische Webseite vor: Matthias Steinhoff, Fachbereichsleiter Interne Serviceleistungen (rechts), und Ralf Heuel, Sachgebietsleiter Einwohnermeldewesen.
Stellten die neue städtische Webseite vor: Matthias Steinhoff, Fachbereichsleiter Interne Serviceleistungen (rechts), und Ralf Heuel, Sachgebietsleiter Einwohnermeldewesen. © Opfermann

Einen Mehrwert sowohl für die Bürger als auch für die Verwaltung selbst verspricht sich die Stadt von der neuen städtischen Webseite, deren Herzstück eine Online-Terminvergabe ist.

Plettenberg - Außerdem können bestimmte Dienstleistungen nun per Mausklick erledigt werden und erfordern nicht mehr den persönlichen Besuch im Rathaus.

Die Coronakrise spielte bei dem Schritt hin zu mehr Digitalisierung im Rathaus eine Rolle, betonten Matthias Steinhoff, Fachgebietsleiter Interne Serviceleistungen, und Ralf Heuel, der das Sachgebiet Einwohnermeldewesen verantwortet, bei der Vorstellung der Webseite am Dienstag. Steinhoff nannte es eine glückliche Fügung, dass die Umgestaltung der städtischen Webseite hin zu einem moderneren Erscheinungsbild mit der Einführung einer Online-Terminvergabe einhergehe. „Das ist das Herzstück der neuen Webseite. Für uns ist das in der vierten Coronawelle ein wichtiges Zeichen, um Kontakte zu reduzieren, aber auch in Sachen Fortschritt, Bürgerfreundlichkeit und Digitalisierung.“ Im Sinne der Barrierefreiheit besteht auch die Möglichkeit, sich die Seiteninhalte in verschiedene Sprachen übersetzen zu lassen.

„Mehrwert für beide“

Scharf geschaltet worden war der Internetauftritt der Stadt bereits in der vergangenen Woche. Durch Corona habe insbesondere das Einwohnermeldeamt, das normalerweise eine Menge Besucherverkehr hat, sich damit beschäftigen müssen, wie sich die Publikumsströme neu steuern lassen, damit – wegen der Pandemie – möglichst wenig Kontakte stattfinden, erklärt Heuel. Man habe sich noch einmal alle Aufgaben und Arbeitsabläufe – den sogenannten Workflow – angeschaut. „Wir haben uns gefragt, ist es wirklich nötig, dass Leute für diese Dienstleistung zu uns kommen“, so Heuel. Für die Auskunft zu einer Steuernummer oder eine Melderegisterauskunft sei das zum Beispiel nicht notwendig. Und für Fälle, in denen es notwendig ist, will man, wie schon in Coronazeiten erprobt, künftig auf eine verbindliche Terminvergabe setzen. „Wir haben festgestellt, dass das ein Mehrwert für beide Seiten ist.“

Die Möglichkeit online einen Termin zu buchen, haben die ersten Bürger bereits genutzt: Über das vergangene Wochenende wurden bereits 15 Termine vergeben. „Es ist ein Pilotprojekt für das Rathaus“, erklärt Steinhoff. „Wenn es gut läuft, überlegen wir es auch auf andere Bereiche, in denen wir viel Publikumsverkehr haben, auszuweiten.“ Flächendeckend soll die Online-Terminvergabe allerdings nicht werden; auch telefonisch und an der Rathausinformation können weiterhin Termine vereinbart werden.

Zur Online-Terminvergabe können Bürger auf der städtischen Webseite über das Online-Service-Portal gelangen, auf dem eine Reihe von Dienstleistungen der Stadt aber auch des Kreises verlinkt sind. Am schnellsten ist der direkte Klick auf die Schaltfläche „Online-Terminvergabe“ auf der Startseite. Bis zu sechs Wochen im Voraus lassen sich Termine im Bereich Einwohnermeldewesen buchen, zum Beispiel um einen Personalausweis oder – etwa im Fall eines Ehepaares – zwei zu beantragen. Im System sind die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für unterschiedliche Dienstleistung hinterlegt, so Heuel.

Wartezeit reduzieren

„Im Hintergrund der Terminvergabe wird berechnet, was für ein Zeitfenster benötigt wird.“ Auch wie viele Mitarbeiter verfügbar sind, werde dabei miteingerechnet. Schon bei der Terminbuchung, aber auch später in einer Bestätigung per Email werden die Bürger darauf hingewiesen, welche Unterlagen sie zu ihrem Termin mitbringen müssen. Eine Referenznummer und eine Nummer für den Wartebereich sind ebenso enthalten wie Links, um einen Termin gegebenenfalls abzusagen oder zu verschieben. All dies soll für die Bürger Wartezeiten reduzieren und den Rathaus-Mitarbeitern die Arbeit erleichtern.

Damit gerade in Coronazeiten der Wartebereich im Rathaus nicht zu voll wird, sollten Besucher nicht zu früh kommen, betont Heuel: „Am besten kommen die Leute just in time, also gerade rechtzeitig, damit wir den Wartebereich freihalten.“

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