Tablet statt Papier für die Ratsarbeit

Politiker sollen digitaler arbeiten - und könnten dafür sogar mit Geld gelockt werden

Seit langem gehen die Ratsmitglieder der FDP mit gutem Beispiel voran und nutzen die Dokumente auf ihrem Tablet statt die Papiervorlagen. Der Fraktionsvorsitzende Carsten Hellwig (Mitte) wurde nicht müde, die digitale Ratsarbeit auch für seine Kollegen zu fordern.
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Seit langem gehen die Ratsmitglieder der FDP mit gutem Beispiel voran und nutzen die Dokumente auf ihrem Tablet statt die Papiervorlagen. Der Fraktionsvorsitzende Carsten Hellwig (2. von links, vorne) wurde nicht müde, die digitale Ratsarbeit auch für seine Kollegen zu fordern.

Die Schulen haben es während der Corona-Pandemie vorgemacht, nun soll auch die örtliche Politik mit gutem Beispiel vorangehen. Tablet, Laptop oder Smartphone statt Papier – das ist der Wunsch der Stadt Plettenberg, die dafür sogar einen finanziellen Anreiz schaffen würde...

Plettenberg - Die Einführung der digitalen Arbeit für Rats- und Ausschussmitglieder ist am Dienstag Thema bei der Sitzung des Stadtrates (Beginn 17 Uhr, Schützenhalle). Die wichtigsten Fragen und Antworten dazu haben wir im Vorfeld der Sitzung zusammengetragen.

Ist die digitale Ratsarbeit völliges Neuland?

Nein. Bereits seit Jahren stellt die Stadt Plettenberg alle wichtigen Dokumente und Vorlagen im sogenannten Ratsinformationssystem im Internet zum Abruf bereit – übrigens nicht nur für Ratsmitglieder, sondern auch für alle interessierten Bürger. Vereinzelte Ratsmitglieder sind schon in der Vergangenheit dazu übergegangen, komplett auf die Papiervorlagen zu verzichten und haben die Sitzungen mit den gleichen Unterlagen auf ihren Tablets oder Laptops bestritten. „Die Rückmeldungen waren durchweg positiv“, berichtet Matthias Steinhoff von der Stadt Plettenberg.

Warum soll jetzt eine Richtlinie eingeführt werden?

„Um Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen zu schonen“, sagt Matthias Steinhoff und ergänzt: „Gerade in finanziell unsicheren Zeiten und landesweit fortschreitender Digitalisierung erinnere ich an die Vorbildfunktion der Ratsmitglieder und hoffe auf eine möglichst flächendeckende Umstellung.“

Ist die digitale Ratsarbeit für alle Politiker verpflichtend?

Nein. Wer teilnehmen möchte, muss eine schriftliche Erklärung an den Bürgermeister senden. Wer das nicht tut, bekommt die Unterlagen weiterhin in Papierform.

Was kommt auf die Teilnehmer der digitalen Ratsarbeit zu?

Ihnen werden sämtliche Unterlagen – unter anderem Einladungen mit der Tagesordnung, Beschlussvorlagen, Berichte und Niederschriften – über das Ratsinformationssystem oder eine dafür vorgesehene App namens Rich zur Verfügung gestellt. Diese Unterlagen können dann heruntergeladen und auf dem Endgerät abgespeichert werden.

Sollen die Ratsmitglieder dazu ihre eigenen Tablets, Laptops oder Smartphones nutzen?

Das bleibt jedem selbst überlassen. Mit einer einmaligen Zahlung von 250 Euro pro Legislaturperiode für jedes Ratsmitglied will die Stadtverwaltung den Betroffenen einen Anreiz schaffen, sich ein entsprechendes Gerät zu beschaffen. Bei der Installation der Software oder Fragen zur Nutzung hilft die Stadtverwaltung. Der Zuschuss ist nur für die Ratsmitglieder, nicht aber für Ausschussmitglieder oder sachkundige Bürger vorgesehen, die gleichwohl dazu aufgerufen sind, die digitale Ratsarbeit umzusetzen.

Darf auch ein schon vorhandenes, privates Gerät genutzt werden?

Ja. So oder so ist aber sicherzustellen, dass niemand außer dem Ratsmitglied selbst auf die Daten zugreifen kann, schließlich gilt weiterhin die Verschwiegenheitspflicht. Das könne sichergestellt werden durch ein Virenprogramm, das für die digitale Ratsarbeit verpflichtend ist, und durch Firewalls, die zusätzlich empfohlen werden. Die App und das Ratsinformationssystem sind passwortgeschützt. Die Passwörter dürfen nicht auf dem Endgerät gespeichert werden.

Sind für die digitale Ratsarbeit ein Internetzugang und genügend Steckdosen im Versammlungsraum gegeben?

Der Ratstrakt des Rathauses ist mit einem Internetzugang ausgestattet, den die Ratsmitglieder nutzen können. Mit ausreichenden Steckdosen sieht es dagegen schlecht aus. Deshalb haben die Ratsmitglieder dafür Sorge zu tragen, dass ihre Endgeräte entsprechend geladen sind und während der Sitzung ihren Dienst nicht aufgeben.

Können auch interessierte Bürger die digitalen Angebote nutzen?

Ja, sie können weiterhin alle Unterlagen im Ratsinformationssystem abrufen und sich bei Bedarf auch von der Stadtverwaltung eine Lizenz für die Rich-App zur Verfügung stellen lassen.

Könnten die Ratsmitglieder auch auf den Zuschuss in Höhe von 250 Euro verzichten?

Ja. Der Verzicht muss dann in der schriftlichen Erklärung für die digitale Ratsarbeit vermerkt werden. Und sollte ein Ratsmitglied die 250 Euro in Anspruch genommen haben, aber während der Legislaturperiode aus dem Rat ausscheiden, muss der Zuschuss anteilig zurückgezahlt werden. Sollte andersherum ein neues Ratsmitglied während der Legislaturperiode hinzu kommen, erhält es den vollen Zuschuss von 250 Euro.

Lohnt sich das alles finanziell für die Stadt?

Ja. Matthias Steinhoff rechnet die Auswirkungen wie folgt vor: Die Lizenzgebühren schlagen einmalig mit 5 600 Euro zu Buche, die jährliche Wartung wird mit 1 270 Euro veranschlagt, hinzu kommen die Zuschüsse je Ratsmitglied je Legislaturperiode, also fünf Jahre. Dem gegenüber stehen laut Steinhoff Ersparnisse für Porto, Papier, Druck und Personal in Höhe von jährlich 15 345 Euro.

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