Gemeindearchiv als „Wundertüte“

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Gemeindesekretärin Kerstin Beck ist seit zehn Jahren in Ütterlingsen beschäftigt. Jetzt regelt sie federführend den Umzug.

Werdohl - Wer das Gebäude betritt, der weiß, dass ein Tapetenwechsel bevor steht: Im lang gezogenen Flur des evangelischen Gemeindebüros in Ütterlingsen sind die Umzugskartons übereinander gestapelt. Die Regale im Archiv sind so gut wie leer, auch dort stehen die gepackten Kartons bereit.

Am 6. Januar ist es soweit, dann soll der Umzug des evangelischen Gemeindebüros und des Archivs beginnen. Drei Tage hat Baukirchmeister Gerd Petersmann veranschlagt. In dieser Zeit wollen ehrenamtliche Helfer alle verpackten Dokumente, Unterlagen und die technischen Geräte – wie Computer und Kopierer – in die Stadtmitte bringen. Dort, im neu erstellten Anbau an das Gemeindehaus, wird das Büro voraussichtlich am Montag, 11. Januar, wieder öffnen.

Bereits im Oktober hatte Gemeindesekretärin Kerstin Beck, sie ist seit zehn Jahren im Büro in Ütterlingsen beschäftigt, mit den Vorbereitungen für den Umzug begonnen. „Mitte des Jahres ist das Friedhofsbüro ausgelagert worden, deshalb war schon ein Teil der Archivunterlagen weg“, erklärt sie. Dennoch hatte Beck eine Menge Arbeit. „Alle Unterlagen mussten durchgesehen werden. Vieles wird im neuen Archivraum eingelagert, aber einiges wandert auch in den Schredder“, erzählt die Gemeindesekretärin.

Neben Rechnungen – die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen – sind im Gemeindebüro unter anderem Gebäudeakten, Sitzungsprotokolle des Presbyteriums aber auch Taufunterlagen archiviert. „Das war schon eine wahre Wundertüte“, staunt Beck, was bei der Sichtung der Unterlagen alles zum Vorschein kam. Sie nennt ein Beispiel: „Ich habe neben vielen anderen historischen Dokumenten auch ein ganz altes Kollektebuch aus dem Jahr 1956 gefunden.“

Natürlich sei die Durchsicht und das Verpacken des Archivs sehr zeitraubend gewesen und war neben der alltäglichen Arbeit nur in Überstunden zu stemmen. „Als wirklich schwierig empfand ich aber, zu entscheiden, was in den Schredder kommt und was mit ins neue Archiv kommt“, stellt die Gemeindesekretärin fest.

In Zweifelsfällen sind die Unterlagen zunächst im Umzugskarton gelandet. Im Zuge des Einräumens könne dann mit Hilfe des Landeskirchenamtes, das einen entsprechenden Leitfaden herausgegeben habe, über eine weitere Archivierung entschieden werden. Beck: „Wenn ausgepackt wird, muss ohnehin eine genaue Liste erstellt werden, damit wir wissen, wo wir was finden können.“

Becks Kollegin Sindy Weihl ist seit September im Gemeindebüro beschäftigt. Deshalb ist sie mit dem Archiv noch nicht so vertraut wie Beck und hat sich in den vergangenen Wochen hauptsächlich mit den regelmäßig anfallenden Arbeiten beschäftigt. Beispielsweise pflegt Weihl einen Teil der sogenannten Abkündigungen – Daten von Taufen, Beerdigungen und Trauungen – in die Datenbank ein. Die Frauen sind einer Meinung: „Das muss auch bis zum letzten Tag im alten Büro passieren und in der Stadtmitte so schnell wie möglich wieder anlaufen.“ Beck stellt fest: „Ohne PC geht nichts mehr. Deshalb hoffe ich, dass die Technik nach dem Umzug sofort wieder einwandfrei funktioniert.“

Trotz dieser Bedenken freut sich die Gemeindesekretärin auf das neue, circa 90 Quadratmeter große Büro: „Hier in Ütterlingsen arbeiten wir in einer ehemaligen Wohnung, die als Büro genutzt wird. Demnächst haben wir ein richtiges Büro zur Verfügung.“ Auch der Standort in der Stadtmitte sei günstiger und komme sicherlich vielen Gemeindegliedern entgegen. Vielleicht führe der Umzug auch zu mehr Publikumsverkehr: „Bisher rufen die meisten Menschen an, wenn sie beispielsweise eine Auskunft aus dem Archiv benötigen. Demnächst kommen sie vielleicht vorbei.“

1998 sind Gemeindebüro und Archiv von der Schulstraße – das dortige, alte Pfarrhaus wurde abgerissen, um Platz für die Erweiterung der Stadtklinik zu schaffen – ins ehemalige Gemeindehaus in Ütterlingsen umgezogen. Vor einigen Jahren hatte die Kirchengemeinde dieses Gebäude dann an den Betreiber eines Fitnessstudios verkauft. Seitdem mietet sie die Räume von ihm an.

Die Öffnungszeiten des Gemeindebüros sollen auch nach dem Umzug in die Stadtmitte unverändert bleiben: montags, mittwochs und freitags jeweils von 8.30 bis 12 Uhr.

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